Kryzysy ekonomiczne i słabe wyniki firmy wzmacniają modę na oszczędzanie. Z kolei dynamiczne wzrosty, doskonałe rezultaty, wysoka rentowność, zrealizowane plany które mają magiczny wpływ na poluzowywanie koncentracji na kosztach. Program Oszczędności ma często negatywny wpływ na skojarzenia kadry zarządzającej przedsiębiorstwem. Większość ludzi łączy oszczędności flotowe z działaniami głównie obniżającymi jakość i zadowolenie Klienta wewnętrznego.

To dlatego wolimy mówić o efektywności i optymalizacji. W istocie to to samo, tylko brzmienie tych słów posiada pozytywne brzmienie i łatwiej jest nam i naszym współpracownikom zaakceptować takie podejście.

Efektywność to klucz do sukcesu. A przecież cokolwiek co prowadzi nas do celu, co jest skutecznym elementem naszego programu optymalizacji jest działaniem ze wszech miar pożądanym. Nie pytajmy się więc jak oszczędnościom na imię. Każde jest atrakcyjne.

Dzisiaj jest doskonały moment, aby rozpocząć proces zwiększania efektywności swojej floty. Im szybciej zaczniesz, tym większe zyski pojawią się na Twoim rachunku wyników w bieżącym roku. Bez podnoszenia marży, bez zwiększenia celów sprzedażowych, bez jakże modnych optymalizacji podatkowych.

Pojazdy firmowe są jednym z największych obszarów kosztowych w przedsiębiorstwach. Przeważnie flota stanowi drugi budżet w firmie (po płacach) i jest często obszarem pozbawionym stałej i merytorycznej kontroli. Generalnie na samochodach znają się wszyscy. Rozmawiać można godzinami jakie auto jest lepsze, tańsze, mniej lub bardziej zawodne. Nic trudnego jest przecież wybrać i kupić samochód. Oferty salonów, reklamy, broszury, gazety motoryzacyjne skutecznie utwierdzają nas w pozycji znawców. Negocjujemy więc ceny, wybieramy wyposażenie, silniki, rodzaje paliwa, moce silników. I kupujemy. Przyznacie Państwo, ze proces nie jest zbyt złożony.

Czy aby na pewno.

Być może jestem w błędzie ale wydaje mi się, że nie wszyscy słyszeli o czymś takim jak TCO (Total Cost of Ownership – Całkowity Koszt Posiadania), nie wszyscy rozumieją co to znaczy, a jeszcze mniej osób próbowało to coś policzyć.

Zanim zaczniesz oszczędzać, policz dokładnie koszty tego co chcesz kupić. Nie wszystko złoto co się świeci i nie wszystko co w zakupie najtańsze, najtańszym jest w praktyce.

 

Zakup aut

Pierwszym krokiem w oszczędzaniu powinna być dokładna analiza naszych potrzeb czyli przemyślana decyzja jakie auto chcemy kupić. Gdy w naszych głowach zbudujemy pojazd szyty na naszą miarę to możemy przystąpić do poszukiwań rynkowych i negocjować korzystną cenę zakupu. Należy jednak bezwzględnie pamiętać, że koszt zakupu pojazdu to nie jego wartość fakturowa! Pomijając koszty finansowania (a własne pieniądze też kosztują!!!) za samochód zapłacimy tyle ile wynosi różnica pomiędzy tym co wydaliśmy na starcie a tym co uzyskamy sprzedając auto po okresie eksploatacji.  Często może się okazać, że tani na starcie pojazd na koniec okazuje się najdroższą i nie przemyślaną inwestycją. Wysoka wartość odsprzedaży wielokrotnie zaciera różnice występujące przy zakupie. Jeżeli pojazd A kosztuje nas 60.000 zł a po 4 latach jest warty 27.000 zł to znaczy, że naszym kosztem jest różnica czyli 33.000 zł. W przypadku samochodu B który kosztuje 55.000 zł przy wartości odsprzedaży 20.000 zł nasz koszt to 35.000 zł. W tym przypadku tańszy znaczy droższy. Kto z Państwa tak rozpoczyna kalkulacje zakupu swoich aut?

 

Serwis

Kolejnym elementem, który powinien być brany pod uwagę są koszty jego eksploatacji. Serwis gwarancyjny, pogwarancyjny, przeglądy, awarie, wymiany elementów eksploatacyjnych, opony to tylko fragment przyszłych wydatków. Pamiętajmy, że dłuższa gwarancja nie oznacza niższych kosztów. Gwarancja to ograniczenie naszego ryzyka przy niespodziewanych zdarzeniach. Zdecydowanie większy wpływ na nasze wydatki będą miały interwały przeglądowe (co 15.000, 20.000 czy 30.000 kilometrów), koszty olejów i płynów eksploatacyjnych w stacji obsługi, koszty części, ceny wynikające z programów serwisowych producenta itp.  Oglądajmy każdą złotówkę.

Podczas eksploatacji aut firma zawsze staje przed koniecznością wyboru w jakich stacjach serwisowych naprawiać swoje pojazdy i jakie części (oryginalne, zamienniki) używać. Jak już zauważyliśmy wcześniej, taniej nie znaczy oszczędnie. W okresie obowiązywania gwarancji sprawa jest oczywista. A po jej zakończeniu. Na pewno jest wiele profesjonalnych stacji obsługi, które nie posiadając autoryzacji producenta pojazdu świadczą usługi na najwyższym poziomie. Doświadczeni fleet managerowie wiedzą gdzie i jak rozpoznać takie podmioty. Jeżeli brak nam wiedzy nie ryzykujmy. ASO jest gwarantem określonych standardów. Możemy zakładać, że każdy warsztat reprezentuje określony, wysoki poziom obsługi. Nie stać nas na ryzyko wyboru, na stosowanie metody prób i błędów. Ryzyko kosztuje.

Stosowanie zawsze i wszędzie części oryginalnych nie koniecznie zagwarantuje nam długoterminowe oszczędności. Na rynku występuje wiele, wysokiej jakości zamienników, niejednokrotnie wykonanych przez producentów, którzy wykonują części oryginalne. Są one tańsze bez jakiejkolwiek straty na jakości wobec części oryginalnych. Uważajmy na zamienniki poza wymieniona grupą części. Jakość nie jest tylko kwestią ceny. To także, a przede wszystkim, bezpieczeństwo naszych pracowników, trwałość, większa lub mniejsza częstotliwość wymian i przestojów auta, większa lub niższa wartość naszego pojazdu na końcu czasu eksploatacji. Wszystko da się przeliczyć na pieniądze. Zagadką jest tylko kto je liczy. Jak nasze pieniądze liczą inni to coś jest chyba nie tak.

 

Finansowanie

W dniu dzisiejszym rynek oferuje szeroki zakres niesamowicie konfigurowalnych opcji. Wybór rozciąga się od zwykłego kredytu na zakup pojazdu i samodzielnego zarządzania flotą aż do pełnego outsourcingu usług (wynajem długoterminowy) przy zminimalizowaniu swojej odpowiedzialności za wszelkie ryzyka flotowe (koszty serwisu, zdarzeń drogowych, składek ubezpieczeniowych, samochodów zastępczych, wartości rezydualnej pojazdów itp.).  Ta ostatnia opcja cieszy się coraz większą popularnością i od kilku lat notuje bardzo silne wzrosty.

Niezależnie od dokonanego wyboru, każda metoda finansowania stwarza wiele możliwości dla optymalizacji i osiągania niższych kosztów. Pamiętajmy, że wynajem długoterminowy nie jest gwarancją stałych kosztów a zarządzanie własne najbardziej efektywną metodą. Bez analizy finansowej, bez  analizy swoich potrzeb, bez danych historycznych, prognoz długoterminowych nikt nie jest w stanie podjąć właściwą decyzję.

 

Ubezpieczenia

Kolejnym obszarem kosztowym we flocie są koszty ubezpieczeń. Oferty ubezpieczycieli zawsze powiązane są z wartością pojazdu. Im droższy tym składka większa. Jednak wartość auta nie jest jedynym kluczowym parametrem. Patrząc na sposób użytkowania samochodów służbowych strategicznym elementem stał się wskaźnik szkodowości. Jeżeli wydaje się nam, że za likwidację szkód płaci ubezpieczyciel to jesteśmy w lekkim błędzie. Za szkody płacimy my. Proces ten może być tylko przesunięty w czasie. Pamiętajmy, ubezpieczyciel jest w pewnym sensie tylko pośrednikiem. Jego zadaniem jest (w dużym uproszczeniu) rozłożenie i złagodzenie ryzyka. Pozwalając naszym kierowcom na więcej, nie wymuszając na nich prawidłowych zachowań, narażamy się na wzrost składki w kolejnym roku ubezpieczeniowym. Nie potrafiąc zapanować nad rozwagą i temperamentem pracowników, nie potrafimy zapanować nad własnymi kosztami. A, że w życiu trzeba za siebie płacić. Więc płacimy.

Oczywiście na rynku jest dostępnych wiele rozwiązań prewencyjnych. Szkolenia praktyczne, teoretyczne, doskonałe programy e-learningowe, urządzenia GPS czy telemetryczne. Sprawdzają się wszędzie na świecie, wspomagając firmy w walce o zmniejszenie obciążeń z tytułu szkód komunikacyjnych. Jednak, dla polskich firm szkolenie często równa się z imprezą integracyjną o zerowej wartości szkoleniowej. E-learning traktowany jest na równi ze stratą czasu. Telemetria to nieuzasadniony wydatek. Za każdym razem pojawia się pytanie ile to będzie kosztować. Nikt nie pyta jaką przyniesie korzyść. Czy nie lubimy oszczędzać aktywnie?

Zwróćmy jeszcze uwagę, że wysoka szkodowość to także koszty samochodów zastępczych, nieobecność pracownika w pracy, aspekty wynikające ze społecznej odpowiedzialności biznesu, ryzyko wizerunkowe. Można wyliczać. Wszystko da się zapisać w postać cyfr. Cyfr w pozycji koszty.

 

Opony

Kupując samochód, często kupujemy oczami. Auto rzeczywiście ślicznie wygląda na coraz niższych profilach opon założonych na wspaniale wyrzeźbionych felgach aluminiowych. Pamiętajmy jednak, że za wygląd trzeba zapłacić. Im niższy profil to cena nowej opony rośnie w ekspresowym tempie. Jej zużycie w porównaniu do rozmiaru mniejszego też jest szybsze. A przecież przyjdzie nam zakupić dodatkowe komplety opon. Przejechane kilometry będą działać destrukcyjnie. Sezon zimowy pojawia się rok rocznie. Faktury za opony będą więc płynąć. W tym miejscu zawsze powinniśmy sobie odpowiedzieć jakie cele stawia przed nami nasza firma. Czy mamy wyglądać ładnie czy działać szybko, sprawnie i oszczędnie.  Odpowiedź pozostawiam Państwu. W końcu każde przedsiębiorstwo ma swoje priorytety.

 

Rodzaj paliwa

Rozmawiając o kosztach i oszczędnościach we flotach nie w sposób zatrzymać się na chwilę przy wyborze odpowiedniej jednostki silnikowej. Kwestia benzyna czy diesel (o gazie nie wspomnę) przypomina słynne szekspirowskie „być albo nie być”. Każda odpowiedź jest dylematem nad, którego rozwiązaniem wylano już morze atramentu.

Do tego dochodzi problem emisji spalin. Jeżeli jest to dla Ciebie ważne trudno nie uwzględnić tego czynnika w swoich kalkulacjach.

Podejście zero jedynkowe jest jednak proste. Mało jeździsz kup benzynę. Dużo, zastanów się nad dieslem (lub fabryczną instalacją gazową). Diesel pali mniej a więc będzie taniej.  Ale czy zawsze?

 

Telemetria

Telemetria (często mylona z prostym urządzeniem GPS) jest powszechnie uważana za „szpiega w kabinie”, narzędzie do śledzenia czy kierowca nie jest przypadkiem u znajomych zamiast u Klienta.  Nic bardziej błędnego. To urządzenie, które będąc podpięte do komputera pojazdu zbiera dane o wszystkich układach samochodu. Kontroluje paliwo, stopień jego zużycia, czas pracy, uczy defensywnego styl jazdy, wspomaga systemy motywujące pracowników, zwiększa bezpieczeństwo, redukuje stopień zużycia wielu elementów itp.. Informuje o przeglądach, dolewkach olejów czy płynów eksploatacyjnych. Kontroluje koszty i ułatwia zarządzanie.

Koszty implementacji maleją z roku na rok a efekty w generowaniu oszczędności i efektywności przewyższają je wielokrotnie. Nie bójmy się oszczędzać. Zróbmy testy, sprawdźmy, policzmy. Im większą dysponujemy flotą tym efekty będą więcej niż satysfakcjonujące.

 

Program do zarządzania Flota

Ważnym elementem planowania, zarządzania i optymalizacji kosztów jest baza danych służąca do wyznaczenia punktu odniesienia i kontroli całego procesu wydatkowania naszych pieniędzy.  Zawsze planując naszą strategię musimy poznać i dobrze zrozumieć nasz punkt początkowy czy dane i koszty historyczne. Istnieje wiele części składowych, które generują koszty a każdy z tych elementów ma swoje własne charakterystyczne, własne cechy. Ich prawidłowe zdefiniowanie jest jednym z głównych filarów naszej strategii poprawy efektywności floty. W wielu firmach, dane znajdują się w kilku różnych miejscach co często czyni je niewidzialnymi. Ich miejscem przechowywania powinien być system. A jak wygląda to w Polsce.

Firmy korzystają z zaawansowanych systemów finansowo – księgowych, CRM-ów, programów wspierających logistykę, sprzedaż, kontrole działań handlowych. Firmy posiadają również systemy wspierające obszar floty. Jednak najpopularniejszym narzędziem wsparcia jest Excel i system Van Gogh. Ten ostatni jest bardzo ciekawym, nowatorskim rozwiązaniem, kontrolującym często wielomilionowe wydatki. To zaawansowane narzędzie opiera się na informacji przenoszonej przez dziesiątki żółtych karteczek naklejanych na ramy obudowy monitora. Niczym Słoneczniki Van Gogh’a żółte monitory uśmiechają się do osób zarządzających flotą. Widok piękny.

Bez narzędzi nie w sposób zarządzać czymkolwiek. Pozbawiając milionowe budżety nowoczesnych narzędzi wsparcia i kontroli nie oczekujmy racjonalnego i efektywnego procesu zarządzania parkiem samochodowym Wnikliwy obserwator zauważy (a raczej nie zauważy) strumień uciekających pieniędzy. W dniu dzisiejszym, profesjonalny program kosztuje bardzo rozsądne pieniądze. Zwróci się szybko. Ułatwi pracę. Same plusy. Niestety producenci rozwiązań dla flot nie odczuwają boomu zakupowego. Jak widać wolimy sztukę. W końcu Słoneczniki Van Gogh ‘a  to arcydzieło. Lubimy otaczać się rzeczami pięknymi.

 

Car Policy (Polityka Flotowa)

Podstawowy dokument opisujący prawa i obowiązki firmy, pracownika, działów zarządzających flotą.  Zbiór zasad i instrukcji postepowania, opisów procedur i procesów. Miejsce gdzie opisana została odpowiedzialność osób korzystających z pojazdów służbowych i/lub zarządzających flotą. To także filozofia firmy w obszarze bezpieczeństwa flotowego i prewencji. To również kluczowy element strategii społecznej odpowiedzialności biznesu jaka powinna realizować każda nowoczesna firma. To także skuteczne narzędzie działań HR-owych

Jeśli ten dokument jest słaby, niekompletny a opisane zasady nie są przestrzegane przez którąkolwiek ze stron to większość naszych działań pozostanie nieskuteczna. Przecież nie ma zasad bez norm, nie ma skutecznych porozumień bez umów, nie ma rozliczania celów bez ich wcześniejszego ustalenia. Profesjonalnie napisana i regularnie aktualizowana Polityka Flotowa jest pojazdu służbowego.

Bez tego dokumentu efektywna walka z kosztami flotowymi będzie pozbawiona dynamiki i skuteczności.

 

Wiedza i umiejętności

W naszej dyskusji nie może zabraknąć miejsca dla ludzi, którzy na co dzień zarządzają pojazdami, budżetami flotowymi, dbają o mobilność pracowników. Ich wiedza, kompetencje, wykształcenie, doświadczenie jest kluczowe. I znów musze użyć słów, które w dyskusji o optymalizacji i oszczędzaniu mają trochę gorzki posmak. W tych ludzi należy inwestować. Dobrze wyszkolony pracownik jest gwarancją skutecznej realizacji celów. Metody prób i błędów pozostawmy za sobą. Wiedza, skuteczna optymalizacja, działania prewencyjne, dobre planowanie, narzędzia wspierające, usługi doradcze kosztują znacznie mniej niż obcowanie ze sztuką w żółtych barwach płatków słoneczników. Zarządzanie jest sztuką. Oszczędności i optymalizacja stanowią kluczowy element zarządzania. Wg naszych doświadczeń firmy ponoszą ok. 20% więcej kosztów niż powinny. Zacznijmy oszczędzać!

 

Krzysztof Sosnowski and Paul Gogolinski