Następnym elementem jest analiza stanu posiadania dokumentacji flotowej. Bez niej żadna organizacja nie posiada właściwie zdefiniowanych i opisanych procedur oraz procesów zabezpieczających bezpieczeństwo firmy i kierownictwa oraz pozbawia pracowników możliwości dostosowania się do oczekiwań i strategii przedsiębiorstwa. Opieranie się tylko i wyłącznie na Kodeksie Pracy, lub tworzenie polityki flotowej w sposób lakoniczny, mało precyzyjny, wyrywkowy i pobieżny czyni nasze starania mało skutecznymi. Należy również pamiętać, że funkcjonowanie pewnych zasad i reguł w przekazie ustnym jest w praktyce równoznaczne z ich kompletnym brakiem. Flota to majątek i budżet numer dwa lub trzy w firmie. To koszty, ryzyka i wartości niezwykle istotne z punktu widzenia rynku i każdej organizacji. Wszelkie zaniedbania skutkują z reguły podwyższonym poziomem generowanych kosztów, ryzyka i zagrożeń oraz zaskakująco kształtują wśród pracowników postawy jakie nie były i nie są oczekiwane przez pracodawcę.

Ostatnim badanym obszarem jest prewencja czyli wszystko to co robimy aby zapobiegać i chronić. Należy bezwzględnie pamiętać, że przeciwdziałanie negatywnym zjawiskom jest znacznie tańsze niż naprawianie szkód lub ponoszenie konsekwencji za wszelkie negatywne zdarzenia, zarówno kosztowe, prawne czy wizerunkowe. Organizacja która stara się zapobiegać, posiada określoną w tym obszarze strategię, potrafi uczyć się i wyciągać wnioski jest znacząco skuteczniejsza w swoich działaniach biznesowych, jest tańsza w utrzymania i posiada zdolność do optymalizowania swoich działań. Biznes to nie wynik tego roczny, to nie wysokość otrzymanych za dany rok premii. To działanie długofalowe, to proces który powinien zapewnić firmie możliwość skutecznej rywalizacji rynkowej a właścicielom, kierownictwu i pracownikom długofalowe perspektywy rozwoju.