Moda na oszczędzanie jest wieczna. Jednym z największych obszarów kosztowych w przedsiębiorstwach są pojazdy firmowe. Najczęściej flota stanowi drugi budżet w firmie (po płacach) i jest często obszarem pozbawionym stałej i merytorycznej kontroli. Generalnie na samochodach znają się wszyscy. Rozmawiać można godzinami jakie auto jest lepsze, tańsze, mniej lub bardziej zawodne. Nic trudnego jest przecież wybrać i kupić samochód. Oferty salonów, reklamy, broszury, gazety motoryzacyjne skutecznie utwierdzają nas w pozycji znawców. Negocjujemy więc ceny, wybieramy wyposażenie, silniki, rodzaje paliwa, moce silników. I kupujemy. Przyznacie Państwo, ze proces nie jest zbyt złożony.

Czy aby na pewno?

Być może jestem w błędzie ale wydaje mi się, że nie wszyscy słyszeli o czymś takim jak TCO (Total Cost of Ownership – Całkowity Koszt Posiadania), a jeszcze mniej osób próbowało to coś policzyć. A przecież zanim zaczniesz oszczędzać, policz dokładnie koszty tego co chcesz kupić. Nie wszystko złoto co się świeci i nie wszystko co w zakupie najtańsze, najtańszym jest w praktyce.

Pierwszym krokiem w oszczędzaniu powinna być dokładna analiza naszych potrzeb czyli przemyślana decyzja jakie auto chcemy kupić. Gdy w naszych głowach zbudujemy pojazd szyty na naszą miarę to możemy przystąpić do poszukiwań rynkowych i starać się negocjować korzystną cenę zakupu. Należy jednak bezwzględnie pamiętać, że koszt zakupu pojazdu to nie jego wartość fakturowa! Pomijając koszty finansowania (a własne pieniądze też kosztują!!!) za samochód zapłacimy tyle ile wynosi różnica pomiędzy tym co wydaliśmy na starcie a tym co uzyskamy sprzedając auto po okresie eksploatacji.  Często może się okazać, że tani na starcie pojazd na koniec okazuje się najdroższą i nie przemyślaną inwestycją. Wysoka wartość odsprzedaży wielokrotnie zaciera różnice występujące przy zakupie. Jeżeli pojazd A kosztuje nas 60.000 zł a po 4 latach jest warty 27.000 zł to znaczy, że naszym kosztem jest różnica czyli 33.000 zł. W przypadku samochodu B który kosztuje 55.000 zł przy wartości odsprzedaży 20.000 zł nasz koszt to 35.000 zł. W tym przypadku tańszy znaczy droższy. Kto z Państwa tak rozpoczyna kalkulacje zakupu swoich aut?

Kolejnym obszarem kosztowym we flocie są koszty ubezpieczeń. Oferty ubezpieczycieli zawsze powiązane są z wartością pojazdu. Im droższy tym składka większa. Jednak wartość auta nie jest jedynym kluczowym parametrem. Patrząc na sposób użytkowania samochodów służbowych strategicznym elementem stał się wskaźnik szkodowości. Jeżeli wydaje się nam, że za likwidację szkód płaci ubezpieczyciel to jesteśmy w lekkim błędzie. Za szkody płacimy my! Ubezpieczyciel jest w pewnym sensie tylko pośrednikiem. Jego zadaniem jest (w uproszczeniu) rozłożenie i złagodzenie ryzyka. Pozwalając naszym kierowcom na więcej, nie wymuszając na nich prawidłowych zachowań narażamy się na wzrost składki w kolejnym roku ubezpieczeniowym. Nie potrafiąc zapanować nad rozwagą i temperamentem swoich pracowników nie potrafimy zapanować nad własnymi kosztami. A że w życiu trzeba za siebie płacić. Więc płacimy.

Oczywiście na rynku jest dostępnych wiele rozwiązań prewencyjnych. Szkolenia praktyczne, teoretyczne, doskonałe programy e-learningowe, urządzenia GPS czy telemetryczne. Sprawdzają się wszędzie na świecie wspomagając firmy w walce o zmniejszenie obciążeń z tytułu szkód komunikacyjnych. Dla polskich firm szkolenie często równa się z imprezą integracyjną o zerowej wartości szkoleniowej. E-learning traktowany jest na równi ze stratą czasu. Telemetria to nieuzasadniony wydatek. Za każdym razem pojawia się pytanie ile to będzie kosztować. Nikt nie pyta jaką przyniesie korzyść. Czy nie lubimy oszczędzać aktywnie?

Zwróćmy jeszcze uwagę, że wysoka szkodowość to także koszty samochodów zastępczych, nieobecność pracownika w pracy, aspekty wynikające ze społecznej odpowiedzialności biznesu, ryzyko wizerunkowe. Można wyliczać. Wszystko da się zapisać w postać cyfr. Cyfr w pozycji koszty.

Wracając do procesu wyboru naszego pojazdu firmowego istotnym elementem, który powinien być brany pod uwagę są koszty jego eksploatacji. Serwis gwarancyjny, pogwarancyjny, przeglądy, awarie, wymiany elementów eksploatacyjnych, opony to tylko fragment przyszłych wydatków. Pamiętajmy, że dłuższa gwarancja nie oznacza niższych kosztów. Gwarancja to ograniczenie naszego ryzyka przy niespodziewanych zdarzeniach. Zdecydowanie większy wpływ na nasze wydatki będą miały interwały przeglądowe (co 15.000, 20.000 czy 30.000 kilometrów), koszty olejów i płynów eksploatacyjnych w stacji obsługi, koszty części, ceny wynikające z programów serwisowych producenta itp.

Pamiętajmy również, że samochód naprawdę ślicznie wygląda na coraz niższych profilach opon założonych na wspaniale wyrzeźbionych felgach aluminiowych. Pamiętajmy także, że za wygląd trzeba zapłacić. Im niższy profil to cena nowej opony rośnie w ekspresowym tempie. Jej zużycie w porównaniu do rozmiaru mniejszego też jest szybsze. W tym miejscu zawsze powinniśmy sobie odpowiedzieć jakie cele stawia przed nami nasza firma. Czy mamy wyglądać ładnie czy działać szybko, sprawnie i oszczędnie.  Odpowiedź pozostawiam Państwu. W końcu każde przedsiębiorstwo ma swoje priorytety.

Podczas eksploatacji aut firma zawsze staje przed koniecznością wyboru w jakich stacjach serwisowych naprawiać swoje pojazdy i jakie części (oryginalne, zamienniki) używać. Jak już zauważyliśmy wcześniej, taniej nie znaczy oszczędnie. W okresie obowiązywania gwarancji sprawa jest oczywista. A po jej zakończeniu. Na pewno jest wiele profesjonalnych stacji obsługi, które nie posiadając autoryzacji producenta pojazdu świadczą usługi na najwyższym poziomie. Doświadczeni fleet managerowie wiedzą gdzie i jak rozpoznać takie podmioty. Jeżeli brak nam wiedzy nie ryzykujmy. ASO jest gwarantem określonych standardów. Możemy zakładać, że każdy warsztat reprezentuje określony, wysoki poziom obsługi. Nie stać nas na ryzyko wyboru, na stosowanie metody prób i błędów. Ryzyko kosztuje.

Stosowanie zawsze i wszędzie części oryginalnych nie koniecznie zagwarantuje nam długoterminowe oszczędności. Na rynku występuje wiele, wysokiej jakości zamienników, niejednokrotnie wykonanych przez producentów, którzy wykonują części oryginalne. Są one tańsze bez jakiejkolwiek straty na jakości wobec części oryginalnych. Uważajmy na zamienniki poza wymieniona grupą części. Jakość nie jest tylko kwestią ceny. To także bezpieczeństwo naszych ludzi, trwałość, większa lub mniejsza częstotliwość wymian i przestojów auta, większa lub niższa wartość naszego pojazdu na końcu czasu eksploatacji. Wszystko da się przeliczyć na pieniądze. Czasami szkoda, ze ktoś liczy nasze pieniądze.

Ważnym elementem zarządzania i optymalizacji kosztów jest baza danych służąca do wyznaczenia punktu odniesienia i kontroli całego procesu wydatkowania naszych pieniędzy. Firmy korzystają z zaawansowanych systemów finansowo – księgowych, CRM-ów, programów wspierających logistykę, sprzedaż, kontrole działań handlowych. Firmy posiadają również systemy wspierające jeden z największych budżetów kosztowych firmy czyli obszar floty. Najpopularniejsze narzędzie wsparcia to Excel i Van Gogh. Niska skuteczność Excel nie podlega dyskusji. Bardzo ciekawym rozwiązaniem, kontrolującym często wielomilionowe wydatki jest nazywany przez mnie system Van Gogh. To zaawansowane narzędzie opiera się na informacji przenoszonej przez dziesiątki żółtych karteczek naklejanych na ramy obudowy monitora. Niczym Słoneczniki Van Gogh’a żółte monitory uśmiechają się do osób zarządzających flotą. Widok piękny. Wnikliwy obserwator zauważy również strumień uciekających pieniędzy. Bez narzędzi nie w sposób zarządzać czymkolwiek. Pozbawiając milionowe budżety nowoczesnych narzędzi wsparcia nie oczekujmy racjonalnego i efektywnego procesu zarządzania parkiem samochodowym. W dniu dzisiejszym profesjonalny system kosztuje bardzo rozsądne pieniądze. Zwróci się szybko. Ułatwi pracę. Same plusy. Niestety producenci rozwiązań dla flot nie odczuwają boomu zakupowego. Jak widać wolimy sztukę. W końcu Słoneczniki Van Gogh ‘a  to arcydzieło. Lubimy otaczać się rzeczami pięknymi.

Rozmawiając o kosztach i oszczędnościach we flotach nie w sposób zatrzymać się na chwilę przy wyborze odpowiedniej jednostki silnikowej. Kwestia benzyna czy diesel (o gazie nie wspomnę) przypomina słynne szekspirowskie „być albo nie być”. Każda odpowiedź jest dylematem nad rozwiązaniem, którego wylano już morze atramentu. Tak naprawdę odpowiedź jest prosta. Mało jeździsz kup benzynę. Dużo, zastanów się nad dieslem (fabrycznym gazem). Zapomnijmy o dylematach swoich pracowników. Oni (z całym szacunkiem) często wybierają pojazdy z silnikiem diesla z uwagi na urlopy. W końcu wyjazd do Chorwacji jest znaczącym obciążeniem budżetu domowego. Diesel mniej pali a więc będzie taniej. Ale czy dla firmy?

W naszej dyskusji nie może zabraknąć miejsca dla ludzi, którzy na co dzień zarządzają pojazdami, budżetami flotowymi, dbają o mobilność naszych pracowników. Ich wiedza, kompetencje, wykształcenie, doświadczenie jest kluczowe. I znów musze użyć słów, które w dyskusji o optymalizacji i oszczędzaniu mają trochę gorzki posmak. W tych ludzi należy inwestować. Dobrze wyszkolony pracownik jest gwarancją skutecznej realizacji celów. Metody prób i błędów pozostawmy za sobą. Wiedza, skuteczna optymalizacja, działania prewencyjne, dobre planowanie, narzędzia wspierające, usługi doradcze kosztują znacznie mniej niż obcowanie ze sztuką w żółtych barwach płatków słoneczników. Zarządzanie jest sztuką. Oszczędności i optymalizacja stanowią kluczowy element zarządzania. Wg naszych doświadczeń firmy ponoszą ok. 20% więcej kosztów niż powinny. Zacznijmy oszczędzać!

 

Krzysztof Sosnowski