Wynajem długoterminowy (FSL) przebojem wdziera się do polskich przedsiębiorstw. Analizując dane Polskiego Związku Wynajmu i Leasingu można stwierdzić, że z tej formy finansowania i używania auta korzysta już ponad 150 tysięcy kierowców. Jeżeli dodamy prawie 10% wzrost sprzedaży rok do roku to liczby te zaczynają robić duże wrażenie i już za chwilę zaczniemy dobijać do cyfry 200.000. Sporo.
Wielu przedsiębiorców zastanawia się nad zmianą swojego dotychczasowego modelu zarządzania flotą. A decyzja nie jest łatwa. Wynajem długoterminowy to nie tylko zmiana sposobu finansowania ale przede wszystkim zmiana sposobu zarządzania autami. Zmiana zarówno procesowa jak i, a może przede wszystkim mentalna.
Cyfry można policzyć, koszty i zyski oszacować. Profesjonalne wykonanie TCO (całkowity koszt posiadania) tylko ułatwia decyzje. Spisujemy oczekiwania (Service Level Agreement) i można wysyłać zapytania ofertowe do wszystkich graczy na rynku wynajmu długoterminowego. W kilka dni na naszych biurkach lądują oferty. W tabelkach, wykresach, prezentacjach. Wszystkie piękne, kolorowe, profesjonalne. Wybieramy najtańsze (no bo po co przepłacać), renegocjujemy cenę (targować się zawsze warto) i przystępujemy do negocjacji i podpisania umowy.
Życie nie jest takie proste jakby się mogło nam wydawać. Kilkanaście ofert i każda z pozoru identyczna (oczywiście z inną ceną). W cenie zawarte wszystko co być powinno. Przynajmniej tak się nam wydaje.
Firmy CFM oferują produkty do siebie zbliżone jednakże przyglądając się szczegółom inne. A że prawie robi różnicę to możemy kupić coś zupełnie innego niż żeśmy oczekiwali.
Pierwszy krok leży po naszej stronie. Powinniśmy szczegółowo opisać czego się spodziewamy po kupowanej usłudze. Szczegółowo opisane i zdefiniowane SLA rozpoczyna od strony formalnej cały proces zakupowy. Oczywiście zakładam, że już wcześniej zdefiniowaliśmy swoje krótko i długoterminowe potrzeby, określiliśmy budżet, policzyliśmy prognozowane przebiegi użytkowanych aut, zdiagnozowaliśmy problemy i zagrożenia których będziemy chcieli uniknąć, itp..
Wraz z otrzymaną od potencjalnych dostawców ofertą oczekujemy odniesienia się do naszego SLA a w szczególności wszędzie tam gdzie dostawca nie jest w stanie spełnić naszych oczekiwać. Przecież chcemy porównywać „jabłka do jabłek”. Jeżeli mamy wątpliwości to dyskutujemy z dostawcami SLA tak długo jak każda oceniana oferta będzie wyceniać te same, określona przez nas elementy.
Negocjujemy ceny i zakres usługi do momentu gdy uznamy, że wynegocjowane warunki spełniają nasze oczekiwania a dostawcy przekonali nas, że zakres usług inny już nie będzie. To jest moment gdy na stół wędruje draft umowy wynajmu długoterminowego. Dlaczego draft? Każdą umowa można negocjować. Ba, każdą umowę trzeba negocjować!
Dostawca powinien zawczasu przygotować draft umowy dopasowany do wynegocjowanych warunków. Powinien nie znaczy, że tak zrobił. Często na stole pojawia się standardowa umowa, którą należy zmodyfikować do przyjętych ustaleń. To jest moment gdzie nasza czujność powinna pracować ze zdwojoną uwagą. Z jednej strony należy pamiętać aby uzgodnione SLA było przynajmniej załącznikiem do umowy a z drugiej aby nie dopuścić do sytuacji gdzie dostawca, poza naszą kontrolą zastrzega sobie prawo do ustalania jakichkolwiek dodatkowych kosztów czy zmian w umowie (oczywiście takich które wynikają z realizacji umowy a nie ze zmian w prawie). Jednym z elementów krytycznych jest prawo dostawcy do automatycznej, nie wymagającej naszej zgody rekalkulacji kontraktu (ceny) w przypadku realizowania przebiegów innych niż założone (+/- 15%). Oczywiście rekalkulacja sama w sobie nie jest złym narzędziem dostosowującym warunki umowy do rzeczywistości dnia codziennego ale żądajmy opisania w umowie procesu i dbajmy o to abyśmy zawsze musieli dać zgodę na jakiekolwiek zmiany.
Drugim istotnym elementem utajnionych kosztów są refaktury za ponadnormatywne zużycie. Czy zdarza nam się czasami coś zepsuć z różnych dziwnych przyczyn? Ależ oczywiście. Dostawca nie zakłada, że czasami nasz kierowca może doprowadzić do przedwczesnej wymiany jakiejś części (np. agresywni kierowcy wcale nie są rzadkością). Odpowiedzialność jest wtedy po naszej stronie. Stąd pojawia się refaktura.
Kolejnym punktem na który musimy zwrócić szczególna uwagę jest ubezpieczenie oraz likwidacja szkód komunikacyjnych. Jakie mamy prawa i ochronę. Na jakich warunkach Wynajmujący może zmienić warunki polisy, czy są podane stosowne wzory i przypadki, czy nasza odpowiedzialność nie jest zbyt duża w stosunku do faktycznie płaconej składki. Polisa ma nas chronić. Również przed nadmiernymi żądaniami właściciela pojazdu.
Analizując zagrożenia ukryte w umowach należy wspomnieć o procesie zwrotu pojazdu po zakończeniu umowy najmu. Nie chcemy przecież zostać zaskoczeni fakturą za stan techniczny pojazdu. Warto zabezpieczyć się przed tym podczas negocjacji umowy. Upewnijmy się, że ocena techniczna będzie odbywać się na zasadach opisanych przez PZWLP. Zadbajmy o możliwość wcześniejszej oceny technicznej i prawa do zgłoszenia szkód. Ustalmy jakąś kwotę wolną od obciążeń. Pytajmy dostawcę o organizację procesu odbioru aut i jego program ochrony Klienta przed tego typu kosztami (są już takie programy).
Pamiętajmy, że bycie precyzyjnym w zapisach zabezpieczy obie strony umowy przed wieloma przykrymi niespodziankami. Tylko wtedy składając swój podpis masz pewność, że Twoja flota będzie w dobrych rękach.