Strefa klienta

Analiza TCO - co oznacza?

W dynamicznie zmieniającej się gospodarce analiza TCO staje się coraz bardziej nieodzownym elementem strategicznego zarządzania kosztami, umożliwiając firmom podejmowanie bardziej świadomych decyzji zakupowych oraz osiąganie oszczędności.            
TCO - co to jest? W dzisiejszym artykule rozwiniemy szczegółowo ten temat, by pomóc lepiej zrozumieć i zastosować koncepcję TCO w Twoim biznesie. Czytaj dalej i dowiedz się więcej!            

Spis Treści

Czym jest TCO?

Total Cost of Ownership (TCO), czyli całkowity koszt posiadania, to metoda, której celem jest identyfikacja, zrozumienie i klasyfikacja wszystkich faktycznych kosztów związanych z zakupem produktu (lub usługi) przez cały okres jego użytkowania. Analiza ta jest również znana jako analiza kosztów cyklu życia i skupia się na ukazaniu pełnego obrazu kosztów, jakie niesie ze sobą posiadanie danego dobra, wykraczając poza jego początkową cenę zakupu.            

Kluczowe elementy TCO

Do najważniejszych elementów TCO zalicza się:

  • Koszt zakupu: cena, jaką płaci się za nabycie produktu lub usługi
  • Koszty transportu: wydatki związane z dostarczeniem zakupionego towaru do miejsca jego użytkowania
  • Instalacja i wdrożenie: koszty związane z instalacją, konfiguracją i integracją produktu w systemie użytkownika, które są niezbędne, aby produkt mógł zostać użyty
  • Konserwacja i naprawy: regularne serwisowanie oraz naprawy, które są niezbędne, aby produkt działał poprawnie przez cały okres jego użytkowania
  • Energia i zasoby: koszty energii potrzebnej do działania produktu oraz innych zasobów, takich jak woda czy materiały eksploatacyjne
  • Szkolenia: wydatki na edukację użytkowników oraz personelu technicznego, które są konieczne do skutecznego wykorzystania produktu
  • Utylizacja: koszty związane z pozbyciem się produktu po zakończeniu jego użytkowania, w tym ewentualne koszty recyklingu lub utylizacji
  • Resale value: potencjalna wartość odsprzedaży produktu, jeśli można go sprzedać po okresie użytkowania, co może częściowo zrekompensować wcześniejsze wydatki

Dlaczego warto przeprowadzić analizę TCO?

Wyliczanie TCO jest korzystne z wielu powodów. Określa całkowity koszt cyklu życia produktu lub usługi, pozwalając na dokładne zrozumienie wszystkich implikowanych wydatków od momentu zakupu aż po utylizację. Ułatwia wybór oferty i technologii, ponieważ dostarcza pełniejszy obraz kosztów niż tylko cena zakupu. TCO jest także cennym źródłem danych do negocjacji, dostarczając konkretnych informacji, które można wykorzystać do uzyskania lepszych warunków handlowych. Ponadto analiza TCO wymusza identyfikację czynników przy podejmowaniu decyzji zakupowych, co zachęca do głębszego zrozumienia i uzasadnienia biznesowego każdej inwestycji. Ułatwia również zidentyfikowanie obszarów wymagających dalszej poprawy w celu doskonalenia procesów w firmie.

TCO wyznacza również punkty do optymalizacji kosztów bezpośrednich i pośrednich, wspierając firmę w znalezieniu sposobów na redukcję wydatków. Jest to ważne w kontekście decyzji dotyczących np. outsourcingu, gdzie analiza TCO może wskazać, czy bardziej opłacalne jest zlecenie pewnych działań zewnętrznym podmiotom, czy też lepiej realizować je wewnętrznie. Stosowanie TCO przyczynia się do ulepszenia długoterminowych wyników finansowych poprzez poprawę wskaźnika ROI (zwrot z inwestycji). Umożliwia to firmom bardziej efektywne wykorzystanie zasobów finansowych i osiąganie lepszych rezultatów ekonomicznych w dłuższej perspektywie.

Omawiana analiza wprowadza także standaryzację, co oznacza, że kupiec wie, jakie dane należy zbierać i na co zwracać uwagę podczas procesu zakupowego. To z kolei prowadzi do bardziej spójnego i przejrzystego zarządzania kosztami. TCO jest wskaźnikiem bieżących kosztów i może służyć jako prognoza do budżetowania, umożliwiając lepsze planowanie finansowe i alokację zasobów w przyszłości.

Jak przeprowadzić analizę TCO floty firmowej?

Wyliczanie TCO jest przeprowadzane według kilku kryteriów pozwalających na dokładne oszacowanie wszystkich kosztów związanych z posiadaniem produktu lub korzystania z usługi. Prześledźmy to na przykładzie TCO pojazdu floty firmowej.

Określenie przedmiotu zakupu i cyklu życia

W pierwszej kolejności dokonuje się zdefiniowania przedmiotu zakupu oraz jego cyklu życia. W przypadku samochodu określa się, jak długo będzie składnikiem majątku firmy oraz przez ile lat będzie spełniał swoją funkcję. To pozwala na ustalenie okresu, w którym ponoszone będą koszty związane z jego użytkowaniem.

Wypisanie wszystkich kategorii kosztów

W kolejnym kroku opracowuje się listę wszystkich kategorii kosztów związanych z analizowaną inwestycją. Ich pogrupowanie pozwala na lepszy ogląd sytuacji do celów optymalizacji wydatków. Kategorie kosztów mogą się różnić w zależności od przedmiotu analizy oraz przyjętego modelu.

Przykładowe kategorie kosztów dla pojazdu służbowego

  • Koszty pośrednie - dostawa, transport, cło
  • Koszty posiadania - amortyzacja, zarządzanie flotą, koszty administracyjne
  • Koszty użytkowania - paliwo, koszty eksploatacyjne, opłaty drogowe, części zamienne, koszty napraw, opłaty za parking, utrzymanie pojazdu w czystości
  • Koszty utrzymania - serwisowanie, ubezpieczenie obowiązkowe i dodatkowe, wymiana opon, przechowywanie
  • Koszty nabycia - opłaty za księgowość, pośrednika
  • Koszty szkolenia - wdrożenie w firmie, szkolenia wewnętrzne i zewnętrzne
  • Koszty utylizacji - złomowanie, wydatki ponoszone przy sprzedaży

Uwzględnienie dodatkowych kosztów

W analizie TCO warto uwzględnić również koszty jakościowe oraz środowiskowe. Dodatkowo można dodać koszty wstępne, takie jak koszt pozyskania dostawcy, weryfikację wymagań czy wybór najlepszej oferty.

Uwzględnienie wartości rezydualnej i kosztów wyłączenia pojazdu z użytku

Analizując TCO samochodu, konieczne jest uwzględnienie wartości rezydualnej (RV), czyli przewidywanej wartości pojazdu po zakończeniu okresu użytkowania. Ponadto bierze się pod uwagę wydatki wynikające z ewentualnego wyłączenia pojazdu z użytku na czas naprawy czy serwisu.

Podział kosztów na kategorie bezpośrednie i pośrednie

Inny model TCO dla samochodów flotowych dzieli koszty na dwie zasadnicze kategorie:

  • Koszty bezpośrednie - są to wydatki związane bezpośrednio z pojazdem, takie jak koszt zakupu/leasingu, paliwo, ubezpieczenie, serwis, naprawy, ogumienie. Koszty pośrednie - wynikają z zarządzania firmową flotą; zaliczają się też do nich koszty administracyjne i operacyjne.

Wyliczanie TCO przed rozbudową floty firmowej

Przy zakupie maszyn i systemów decyzje zakupowe często opierają się wyłącznie na zestawieniu kosztów inwestycyjnych. Jednak w wielu przypadkach przewyższają je koszty operacyjne. Całkowity koszt posiadania to podejście umożliwiające kompleksowe rozważenie wszystkich kosztów i wydajności np. pojazdu przez cały cykl jego życia. Analiza TCO może znacząco przyczynić się do bardziej świadomego planowania i oceny bieżących wydatków, umożliwiając priorytetyzację poszczególnych kosztów. Ułatwia ona zidentyfikowanie potencjalnych oszczędności, co pozwala na przedstawienie bardziej opłacalnych rozwiązań w konkretnej działalności i wspieranie ich wdrożenia w ramach zarządzania projektami.

TCO pomaga zidentyfikować wszystkie koszty związane z posiadaniem produktu, które mogą nie być oczywiste na pierwszy rzut oka, takie jak koszty utrzymania i eksploatacji. Ułatwia porównanie różnych produktów nie tylko pod względem ceny zakupu, ale także całkowitych kosztów posiadania, co prowadzi do wyboru bardziej ekonomicznych opcji. Optymalizacja wydatków to skuteczna pomoc w zarządzaniu budżetem, ze wskazaniem najbardziej efektywnych kosztowo rozwiązań w długim okresie.

Dzięki analizie TCO, osoby podejmujące decyzje zakupowe mogą dokonywać bardziej świadomych wyborów, biorąc pod uwagę wszystkie aspekty kosztów związanych z posiadaniem produktu. Mogą lepiej oceniać opłacalność różnych rozwiązań technologicznych i wybierać te, które oferują najlepszy stosunek wartości do kosztów w długim okresie. Podsumowując: TCO prowadzi do oszczędności oraz lepszej efektywności ekonomicznej firmy.