Strefa klienta

Jak rozliczać koszty przy najmie długoterminowym

W dzisiejszym artykule przeanalizujemy aspekty związane z generowaniem kosztów przy wynajmie długoterminowym samochodów służbowych w 2024 roku. Jak w świetle aktualnych przepisów przedstawia się kwestia: “najem długoterminowy a kilometrówka"? W jaki sposób rozlicza się koszty przy najmie długoterminowym? Zapraszamy do zapoznania się z artykułem!

Spis treści:

Wynajem długoterminowy samochodu firmowego w 2024 roku. Jakie niesie koszty?

Wynajem długoterminowy umożliwia korzystanie z wybranego modelu samochodu przez określony czas, na przykład 3 lata, w zamian za regularne comiesięczne płatności na rzecz właściciela pojazdu, zazwyczaj wypożyczalni samochodów.            
Podstawowym kosztem z tym związanym jest miesięczna rata, ale wynajmujący musi również pokrywać koszty eksploatacyjne pojazdu, takie jak paliwo. Z kolei opłaty za serwisowanie, przeglądy techniczne oraz ubezpieczenia są zazwyczaj pokrywane przez właściciela pojazdu. W zależności od wybranego pakietu, długoterminowy wynajem może także obejmować dodatkowe usługi, takie jak dodatkowy komplet opon, ich wymiana, naprawy oraz dodatkowe ubezpieczenia, na przykład AC czy assistance.            
Koszty wynajmu zależą od marki i modelu samochodu oraz czasu trwania umowy. Koszty eksploatacyjne można odliczyć od kosztów uzyskania przychodu w zależności od sposobu wykorzystania pojazdu​​.            

Rozliczanie najmu długoterminowego auta a koszty uzyskania przychodu

Nowe przepisy wprowadziły znaczące zmiany w zakresie rozliczeń podatkowych samochodów osobowych użytkowanych w ramach wynajmu długoterminowego (leasingu operacyjnego z obsługą). Dla samochodów osobowych o wartości do 150 tys. zł, raty leasingowe nadal mogą być w pełni zaliczane do kosztów uzyskania przychodów przez leasingobiorcę. Natomiast dla samochodów o wartości przekraczającej 150 tys. zł, raty leasingowe mogą być uwzględniane w kosztach uzyskania przychodów tylko w proporcji, w jakiej wartość samochodu pozostaje do 150 tys. zł. Próg wartości dla samochodów elektrycznych jest wyższy i wynosi 225 tys. zł.            
Wynajem długoterminowy pozostaje atrakcyjną formą finansowania dla przedsiębiorców, gdyż spłacana jest jedynie część ceny zakupu auta, w przeciwieństwie do klasycznego leasingu finansowego, w którym raty obejmują całą cenę zakupu.            

Wynajem długoterminowy a kilometrówka

Przyjrzyjmy się teraz kwestii: wynajem długoterminowy a kilometrówka. Od 2019 roku nie istnieje już obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów służbowych w ramach działalności, dla celów rozliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych. Tak zwana kilometrówka przy wynajmie długoterminowym samochodu firmowego jest jednak istotna w kontekście pełnego odliczenia podatku VAT oraz kosztów eksploatacyjnych. W przypadku użytkowania pojazdu wyłącznie do celów firmowych, prowadzenie dokładnej ewidencji przebiegu pojazdu jest obowiązkowe. Natomiast przy użytkowaniu mieszanym prowadzenie kilometrówki nie jest wymagane, ale odliczenia podatkowe są ograniczone.

Jak rozliczać koszty przy najmie długoterminowym?

Zmiany przepisów w 2019 roku miały duże znaczenie dla rynku motoryzacyjnego, gdyż głównymi nabywcami nowych samochodów są firmy, finansujące je głównie poprzez leasing lub wynajem długoterminowy. Nowe przepisy wymagają od przedsiębiorców dokładnego zrozumienia i dostosowania się do nowych zasad rozliczania kosztów związanych z użytkowaniem samochodów osobowych. Istotne jest tu śledzenie wartości samochodu oraz prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu, aby móc w pełni korzystać z możliwych odpisów podatkowych.

W przypadku, gdy podatnik używa wynajętego samochodu osobowego zarówno do celów służbowych, jak i prywatnych, może odliczyć 50% podatku VAT od wydatków generowanych przez auto. W KPiR czyli księdze przychodów i rozchodów ujmuje się 75% wartości wydatków eksploatacyjnych. Dla czynnych podatników VAT korzystających z pojazdu w sposób mieszany, w KPiR zapisuje się 75% sumy wartości netto oraz nieodliczoną część VAT (tzn. 50% VAT).

Jeśli natomiast przedsiębiorca używa wynajmowanego pojazdu wyłącznie do celów służbowych, dokonuje się pełnego odliczenia podatku VAT (100%) oraz kosztów eksploatacyjnych pod warunkiem:

  • zgłoszenia pojazdu do urzędu skarbowego (formularz VAT-26),
  • prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu na potrzeby VAT,
  • posiadania wdrożonego regulaminu użytkowania pojazdu w zakresie działalności przedsiębiorstwa.

Podsumowanie

Wynajem długoterminowy samochodów firmowych w 2024 roku oferuje przedsiębiorcom wygodne i elastyczne alternatywy w zakresie finansowania flot pojazdów. Niezależnie od wartości wynajmowanego auta, najem długoterminowy pozostaje atrakcyjną opcją, umożliwiając firmom korzystanie z nowoczesnych modeli bez konieczności ich zakupu. Śledzenie zmian w przepisach bywa wymagające, dlatego warto skonsultować się z kompetentnym w tej dziedzinie doradcą, by osiągnąć maksymalizację korzyści finansowych, płynących z tego rozwiązania.