Cofnijmy się kilka ładnych lat wstecz. Firma chciała zakupić/wyleasingować/wynająć auto. Fleet menager wykonywał badanie rynku, dzwonił po znajomych dostawcach, rozpisywał przetarg lub konkurs ofert. W sposób lepszy lub gorszy starał się ogarnąć cały proces, ustalał z dostawcą sposoby współpracy, proponował Zarządowi konkretne rozwiązania, doprowadzał do zawarcia umowy. Następnie przez kolejne lata brał na siebie odpowiedzialność za realizacje tego co wynegocjował. W trakcie rozmów z dostawcami nawiązywały się relacje. I te dobre. I te złe. Cena była ważna ale nie najważniejsza. Większą uwagę poświęcano zaufaniu i jakości. Jakości głównie opartej o tzw. „gentelman agreement”. Ale zawsze. Mniej zwracano uwagę na treść podpisywanych umów. Jak dziś czytam, to co strony umowy wynajmu długoterminowego podpisywały 10 lat temu to muszę przyznać, że aż wiele obszarów było zwyczajnie pomijanych. Wszyscy ze wszystkimi „jakoś” się dogadywali. Było prościej, jaśniej i przewidywalnie.

Czasy się zmieniają. Dziś w większości dużych i średnich firm sprawa wygląda zupełnie inaczej. Do gry negocjacyjnej weszły zupełnie nowe siły. Działy zakupów. Czy potrzeba kupić papier (niezależnie jaki), drukarkę, artykuły spożywcze, wynająć firmę sprzątającą, transportową, wydrukować materiały, wyleasingować dowolny sprzęt, czy wypożyczyć auto (produkty można wymieniać w nieskończoność) sprawa trafia do Purchasing Managera (nazwa stanowiska w zależności od firmy może być różna). To on staje się na małą chwilę specjalistą od wszystkiego co w danym momencie kupuje. Fajnie, jak merytoryczny pracownik (w naszej sprawie fleet manager) aktywnie go wspiera. Fajnie jak ich cele są spójnie zdefiniowane a najniższa cena nie jest jedynym wyznacznikiem oceny.  Jeszcze lepiej jak obydwaj posiadają szeroką wiedzę z zakresu, którym się zajmują albo są wspierani przez zewnętrznego specjalistę (prawnik, specjalista z zakresu finansów, księgowości, firma doradcza itp.). Brzmi rozsądnie, prawda?

Przyjrzyjmy się rzeczywistości. Otwórzmy umowy i porównajmy. Na przestrzeni czasu stały się one bardziej skomplikowane. Wiele negatywnych doświadczeń spowodowało konieczność umieszczania skomplikowanych zapisów. Wyniszczająca wojna cenowa pomiędzy firmami CFM, kryzys na światowych rynkach sprzed 10 lat (mocne spadki wartości rezydualnych), ogromny nacisk Klientów na cenę, spowodował stworzenie nowych standardów umów. Umów, gdzie istnieje niczym nieskrępowana możliwość skorygowania ewentualnej niskiej marży (lub jej braku) w trakcie trwania umowy lub na jej zakończenie. Gdzie można w sposób znaczący przenieść odpowiedzialność na Klienta i to zarówno w zakresie kosztowym jak i jakościowym. Umów dopasowanych do oczekiwań działów zakupów z pominięciem niedefiniowalnej przyszłości. W końcu każdy podczas negocjacji musi odnieść sukces. Sukces tym łatwiejszy, że obie strony skoncentrowane są na swoich, i to wcale niewykluczających się celach. Jedni krótkoterminowych (wynegocjowałem najniższą cenę a to co się stanie przez kilka najbliższych lat mnie nie obchodzi), drudzy długoterminowych (mam gwarancję, że wszelkie straty bezproblemowo odrobię do końca kontraktu).

Dlatego też chciałbym oddać w Państwa ręce mały, podręczny poradnik zakupowca. Miłej lektury.

Cena

Nie wszystko złoto, co się świeci. Nie każda najniższa cena na starcie, okaże się najniższą na końcu umowy. To podstawowy błąd. Z reguły jest on konsekwencją niewłaściwego napisania zapytania ofertowego. Prawidłowe zapytanie ofertowe to kilka / kilkanaście stron specyfikacji i oczekiwań w stosunku do umowy (nie pojazdu). Tylko w taki sposób porównamy jabłka do jabłek. Każda firma wynajmu ma swoją własną definicję usługi i w ramach tej definicji wycenia zakres świadczonych usług. Takie podejście potrafi dać różnice w cenie nawet ponad 15%!!! A przecież, gdy podsumujemy jakość, zakres usług i ukryte parametry kosztowe to często najdroższa oferta okazuje się najtańszą. Tylko kto się o tym przekona, jeżeli najczęstszą metodą weryfikacji oferty jest metoda koszowa – najdroższe wędrują do kosza a 2 lub 3 najtańsze będą przedmiotem negocjacji. Nie tylko może wyjść drożej. Jeszcze kupimy irytujący wszystkich chłam, z którego przez okres umowy nie będziemy mogli się wycofać. Brawo.

Ku przypomnieniu, chciałbym zwrócić Państwa uwagę na często nienegocjowany koszt dodatkowego kilometra. Kosztowny błąd acz niezauważalny na początku i dobrze sprzedawany przez dostawcę. Tutaj powinniśmy negocjować bez zastanowienia i do bólu. Oczywiście do bólu dostawcy.

Termin dostawy

Rzadko negocjowany parametr. A przecież od niego zaczyna się w Państwa firmach planowanie zatrudnienia, zwrotów aktualnie użytkowanych aut, budowanie celów sprzedażowych czy otwieranie nowych kierunków rozwoju. Bez auta realizacja celów będzie mocno utrudniona. Czy zadawaliście Państwo sobie pytanie kto wybiera dostawcę aut (dealera), kto negocjuje umowę na zakup pojazdów, kto uzgadnia terminy dostaw, kto planuje środki na zakup pojazdów. Wy? 

A kto będzie płacił za ewentualny poślizg w dostawach, koszty samochodów zastępczych, koszty przedłużeń dotychczasowych umów leasingowych? Dostawca?

Oczywiście, za chwilę podniesie się krzyk dostawców, że oferują samochody zastępcze w cenie zamówionych, że Wasza mobilność będzie nienaruszona. Nikt nie wspomni, że auta zastępcze nie będą mogły w prosty sposób zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu (tylko kilometrówka). Nikt nie wspomni, że to on się pomylił w kalkulacji terminu dostawy. 

Nie Wasz błąd, Wasze pieniądze.

Jakość świadczenia usług

Tutaj poruszamy bardzo ciekawy problem. Otóż prawie każda umowa (na szczęście nie wszystkie) nie zawiera w sobie jakiejkolwiek gwarancji dostawcy co do jakości świadczonych usług ani ewentualnych konsekwencji jakie dostawca godzi się ponieść, kiedy poziom świadczeń będzie niesatysfakcjonujący dla Klienta i odbiegający od uzgodnień. Przede wszystkim proszę zwrócić uwagę na jakość usług serwisowych, programu assistance i świadczeń w postaci podstawienia samochodu zastępczego. Nie my wybraliśmy sieć warsztatów serwisowych więc to nie my mamy odpowiadać za poziom świadczonych usług czy terminowość. Warsztat jest podwykonawcą dostawcy a więc to on powinien odpowiadać za wadliwe wykonywanie umowy. A jak ma odpowiadać to powinniśmy wiedzieć w jaki sposób ta odpowiedzialność będzie się przejawiać. Czy dostawca poniesie jakąś karę? Czy uzyskamy jakąkolwiek zdefiniowaną wcześniej rekompensatę?. Czy możemy pojechać do innego warsztatu i koszty przerzucić na dostawcę? 

A co będzie jak nam się zepsuje pojazd na drodze i czekamy na przyjazd holownika. Jak mamy zdefiniowany w umowie parametr maksymalnego czasu przyjazdu pomocy drogowej? Co możemy zrobić jak holownik nie przyjedzie w określonym czasie? Czy możemy wykorzystać inny pojazd holowniczy a dostawca zwróci nam poniesione koszty? W jaki sposób zostanie nam to zrekompensowane? Przyznacie Państwo, że wymieniać można długo. A przecież, nie możemy zapominać, że wynajem długoterminowy to umowa na świadczenie usług. Płacimy za jakość. Nie bójmy się jej domagać i konsekwentnie jej rozliczać. Państwa Klienci nie mają takich wątpliwości w stosunku do Was samych. Dlaczego Wasz dostawca ma mieć taki komfort pracy i w dodatku za nasze pieniądze? 

Dlatego definiujmy odpowiedzialność stron umowy. My zobowiązujemy się terminowo płacić wszelkie opłaty, przestrzegać całą listę obostrzeń, udostępniać dane i sprzęt na każde żądanie dostawcy, płacić kary umowne, dodatkowe koszty itp. A dostawca? Jak pod tym względem wyglądają Wasze umowy? Czy brak takich zapisów nie działa przypadkiem na szkodę Waszej firmy?

Refaktury

Temat rzeka. Wszystko co ważne zostało przecież w umowie zawarte. Serwis, opony, przebieg a w raz z nim stan pojazdu. Skąd mogą się wziąć dodatkowe koszty? Czy aby na pewno nie widzimy w tym żadnych zagrożeń? Logicznym jest, że jak sami coś zniszczymy to przyjdzie nam za to zapłacić. W końcu nie da się przewidzieć błędów, jakie może popełnić nasz użytkownik. Ale czy aby na pewno nie da się tego w jakiś sposób zdefiniować? Czy można określić warunki, jaki musi spełnić sytuacja aby uznać ja za błąd użytkownika? Czy można zdefiniować, kto i w jaki sposób wyceni konsekwencje naszego błędu? Oczywiście, że można. Proszę tylko pamiętać, że ekspertyza warsztatu za bardzo wiarygodna nie jest. Przede wszystkim to podwykonawca naszego dostawcy. On zleca mu wiele napraw i warsztat w żaden sposób nie będzie chciał się narazić. Po drugie, zwróćcie Państwo uwagę, że część rzeczy na które Wasz dostawca ma ochotę wystawić refakturę, jest wliczona w pakiet Waszych usług. Przecież jak dostaniecie refakturę za część lub rzecz, która i tak miała być w cyklu Waszej usługi wymieniona, to właśnie daliście zarobić dostawcy. On już przecież tego za co pobrał pieniądze nie wymieni. Tak robi się oszczędności. 

Rekalkulacje

Mój ulubiony temat. W końcu coś co powstało dla dobra Klienta. W przypadku, gdy przekroczymy założony limit kilometrów (lub nie dojedziemy), dostawca przeprowadzi rekalkulacje kontraktu w celu dostosowania kosztów usługi do poziomu rzeczywistego. Dzięki temu unikniemy nieprzewidzianych wydatków na koniec kontraktu. Brzmi rozsądnie? Nawet bardzo. Problem pojawia się w momencie, jak postawimy proste pytanie. A w jaki sposób nasz dostawca to policzy? Proszę poszukać w umowie jakiegokolwiek wzoru obliczeniowego albo popularnej na świecie matrycy rekalkulacyjnej. I?

Obawiam się, że Państwo nic nie znajdziecie. Wzoru nie stosuje prawie nikt a matrycę rekalkulacyjną posiada wg mojej wiedzy tylko jeden dostawca (specjalnie się tym nie chwali). W takim razie jak Państwu zostaną wyliczone nowe opłaty? Patrząc na swoje doświadczenie mogę powiedzieć, że to przeważnie typowa gra w trzy karty. Państwo obstawiacie, Państwo przegrywacie. Rekalkulacje to mistrzowski sposób na odrobienie niskiej marży dostawcy wyliczonej na początku kontraktu. Rekalkulacje to specjalistyczna wiedza. Ale można i trzeba ten proces kontrolować. Tym bardziej, że z uwagi na MSSF16 (nowe podejście do leasingu/najmu w rachunkowości) od nowego roku będzie to obszar wrażliwy.

Przedterminowe zakończenie umowy

Zdarzyła się nam kradzież / kasacja auta. Firma zmienia strategię i mamy nadmiar samochodów we flocie. Zmienił się pracownik i trzeba wymienić samochód na nowy. Sytuacji, które zmuszają nas do skrócenia okresu najmu można długo wyliczać. Najważniejsze jest to czy możemy dziś wyliczyć koszty naszych jutrzejszych decyzji. I czy te koszty są dla nas akceptowalne. Pamiętajmy, że w przypadku zdarzenia objętego ubezpieczeniem, Towarzystwo Ubezpieczeniowe wypłaci dostawcy odszkodowanie. W ramach odszkodowania zostaną ujęte środki pieniężne jak i wartość pozostałości auta (kasacja). To wszystko pomniejsza Twoje zobowiązania w stosunku do dostawcy. W umowie musimy zadbać o wzór rozliczenia. Nie można tego zdefiniować w postaci ilości dodatkowo zapłaconych rat czy części wszystkich zaległości. W przypadku gdy rozwiązanie umowy leży po naszej stronie, rozmiar konsekwencji również musi być matematycznie zdefiniowany. W umowie powinien się również znaleźć zapis, w jaki sposób strony rozliczą się, gdy wypowiemy umowę z winy dostawcy. Fundamentem takiej sytuacji jest zero kosztów po naszej stronie. Warto pogadać o satysfakcjonującej nas rekompensacie. W końcu to nie my nie dotrzymaliśmy ustalonych warunków.

Zwrot auta

Na koniec zostawiłem sobie temat, który wzbudza u Państwa ogromne emocje a ilość opowieści i historii z tym związanych jest niezliczona. Każdy widzi w tym źródło zagrożeń i kosztów ale prawie nikt nic nie robi. Zasady są proste i każdy kto podpisuje umowę najmu otrzymuje tzw. książeczkę zwrotu pojazdu. Większość firmy wynajmujących korzysta ze wzoru rekomendowanego przez Polski Związek Wynajmu i Leasingu. Teoretycznie łatwiej być nie może. A w praktyce? Przede wszystkim podczas negocjacji umowy należy zadbać o kwotę wolną od obciążeń. Proste ale dosyć rzadko stosowane i to wcale nie ze względu na złą wolę wynajmującego. Drodzy zakupowcy, bijcie się w pierś. Drugim błędem jest późniejsze podejście Waszych pracowników do aut i brak przygotowania samochodu do zdania. Ten brak koordynacji nie jest winą osoby odpowiadającej za negocjacje umowy. On już dawno umył ręce, zainkasował premię i poszedł kupować coś innego. W końcu nie jego problem. Tylko czyj?

 

Negocjacje umów wynajmu długoterminowego są naprawdę skomplikowaną czynnością. Wiedza z zakresu prawa, finansów, księgowości, bankowości, motoryzacji, ubezpieczeń, zasad serwisowania aut, rynku usług motoryzacyjnych w Polsce, cen pojazdów używanych, itp. w połączeniu z wartością negocjowanego kontraktu, czyni temat wrażliwy z punktu widzenia każdej firmy. Niewielki błąd może kosztować setki tysięcy złotych (a czasami dużo więcej) i niewycenione niezadowolenie użytkowników przekładające się na jakość ich pracy. Zespół negocjacyjny nie może przypominać postaci z bajki Ignacego Krasickiego. Postawcie na wiedzę. Kosztuje mniej niż popełnione błędy.

 

Krzysztof Sosnowski Partner w Total Fleet Solutions